Archivistica: scienza ausiliaria della storia che studia líorganizzazione interna ed esterna di un archivio.

Diploma: termine derivato dalla lingua greca attraverso la mediazione latina, significa letteralmente: “scritto piegato in due”. In effetti nell'antica Roma veniva così chiamato il permesso per salvacondotti o congedi ai soldati veterani: era inciso nelle facce interne di due lamelle di bronzo, ripiegate e tenute insieme da appositi anelli metallici. Dall'età rinascimentale in poi il termine indicò un atto solenne emanato da una autorità (sovrano, pontefice, principe, repubblica comune), col quale si concedevano provilegi o particolari diritti, titoli nobiliari, etc.

Diplomatica: scienza ausiliaria della storia che studia ogni genere di documento storico, specialmente medievale, per accertarne líautenticità.

Paleografia: scienza ausiliaria della storia che studia le scritture antiche, specialmente medievali, per consentirne l'interpretazione e la lettura.

Scheda: di per sé è un cartoncino bianco o colorato che viene usato per scrivere sopra. Se ne distinguono generalmente due tipi:

Inventario: sia in forma analitica che sommaria, è l'elenco degli atti che formano un fondo ordinato e ne descrive degli atti che formano un fondo archivistico ordinato e ne descrive in pratica tutte le unità che lo compongono.

Uffici di Stato: sono tali tutti quelli che dipendono direttamente da una Amministrazione Centrale o Ministero. Esempi: Prefettura, Questura, Ufficio delle Imposte Dirette, Ufficio Registro, Provveditorato agli Studi, etc.

Archivio di Stato: è un esempio di ufficio statale che dipende dal Ministero per i Beni Culturali e Ambientali. Esso conserva tutti gli atti che gli uffici dello Stato sono obbligati a versargli periodicamente, dopo che hanno maturato i tempi di permanenza prescritti (40 anni) e si sia effettuato lo scarto. Ne esiste uno per ogni provincia.

Soprintendenza Archivistica: esrcita la vigilanza e la tutela sugli archivi degli Enti pubblici non statali e su quelli privati dichiarati di notevole interesse storico. È un ufficio statale e dipende dal Ministero per i Beni Culturali e Ambientali; ha competenza regionale e ne esiste una per ogni regione. In Sicilia si trova a Palermo.

Soprintendenza Bibliografica: è un ufficio dipendente dalla Regione ed esercita la vigilanza e la tutela sulle biblioteche pubbliche ricadenti nell'ambito della propria provincia di competenza. In Sicilia, in forza del suo ordinamento a Statuto Speciale, tutti i beni culturali dipendono dalla Regione, ad eccezione degli Archivi di Stato e della Soprintendeza Archivistica.

Soggettario: complesso di schede bibliografiche ordinato per soggetto, cioé per argomento trattato.

Catalogo: è il complesso dei volumi posseduti da una biblioteca distinti per autore e titolo, oppure per argomento.

Carta: è la materia scrittoria più moderna, che gradatamente si è sostituita alle altre (papiro e pergamena); la sua invenzione è dovuta ai Cinesi. L'Europa ha conosciuto la carta attraverso gli arabi: fin dal secolo IX si ebbe la carta in Spagna ed una cartiera vi sorse a Jativa (oggi San Felipe di Valencia) verso la metà del secolo XII. Il primo documento in carta che si conosca è una lettera della contessa Adelaide di Sicilia del 1109, scritta in greco e in arabo, conservata a Palermo. Nel secolo XIII troviamo già fiorente la cartiera di Fabriano.

Papiro: è una specie di carta molto fragile fabbricata con il fusto di una pianta palustre che si coltivava in Egitto. Qui la coltivazione cessò verso la metà del secolo XI, quando venne a mancare a causa della siccità del Nilo.

Pergamena: è costituita dalla pelle di certi animali (agnelli, capretti), convenientemente trattata in modo da ridurla in fogli bene spianati, sottili e lisci. Il suo uso, secondo Plinio, sarebbe stato introdotto da Eumene II, re di Pergamo, per rimediare alla mancanza del papiro che il faraone di Egitto non voleva mandargli perché egli non potesse creare una biblioteca che oscurasse quella di Alessandria. I più antichi esempi di pergamena sono pochi frammenti che risalgono al III secolo d.C.; a partire dal IV secolo la pergamena divenne di uso comune. Nell'alto medioevo si usò frequentemente di riadoperare fogli di pergamena già scritti per formare nuovi codici: si cancellava la scrittura, poi si raschiava e quindi si lisciava. I manoscritti così preparati si chiamavano “codices rescripti” o “palimsesti”.

Data: nell'uso comune essa è l'individuazione del giorno, mese e anno. Il termine deriva dal latino “datum”, cioè dato, consegnato: nei documenti antichi compare generalmente il “datum” seguito dal luogo in cui esso viene materialmente consegnato e dall'indicazione cronologica espressa in giorno, mese, anno, il tutto ovviamente in latino: datum Massanae die quarto mensis julii anno millesimo quingentesimo quadragesimo quinto (dato a Messina il 4 luglio del 1545). Nella terminologia specifica, l'indicazione cronologica si chiama “data cronologica”, mentre quella del luogo si indica come “data topica”. L'uso diplomatico della data cronologica è inverso a quello corrente: anno, mese, giorno (1545 luglio 4).